Signup settings

When creating a shift, you need to configure the signup flow and the shift structure.

The signup flow controls how users can sign up for the shift and what happens when signing up.

The shift structure configures who can sign up for the shift and how personnel is structured.

To cover different use cases, ephios offers different signup flows and shift structures. Plugins might provide additional flows and structures that can be freely mixed with the default ones.

Signup flows

Signup flows check how people can sign up for your shift. Most let you configure whether users who have already been confirmed can cancel on their own and whether individually deviating start and end times can be specified when registering.

Direkte Bestätigung

Shifts with this signup flow offer the user a button with the inscription „Participate“. Any user who signs up is immediately confirmed and listed as a participant in the shift.

Anfragen und bestätigen

Shifts with this signup flow offer the user a button labeled „Request“. Any user requesting to attend will have their request listed in the disposition. The people responsible for the event will receive notification of the request. In the disposition they can then confirm or reject the participation.

Manual disposition

The ability to sign up for this shift is disabled for all users, optionally a reason can be specified. Users can be added via the disposition. This signup flow can be used e.g. for training courses, where the responsible persons send individual helpers and a self-registration is not intended.

an andere Schicht gekoppelt

With this signup flow, it is not possible for volunteers to register; instead, the participants are mirrored from another shift. The shift to mirror is selected in the settings. This registration procedure can be used, for example, for courses lasting several days, where registration is controlled via the first shift and the participants are automatically registered for all other days/shifts.

Shift structures

Shift structures control who can sign up for the shift, e.g. minimum age. They mainly differ by how qualification requirements and personnel counts can be required. You need to activate plugins to see more shift structures.

Uniform

This is the simplest structure. You can configure min and max participant count and an optional set of qualifications required.

This is great for trainings and other events where you don’t care about a specific distribution of qualifications or teams.

Qualification mix

Configure min/max counts of participants having some single minimum qualification.

This is great when you require different amounts of people with differing qualification.

Named teams

Configure named teams with individual min/max counts and qualification requirement to sort participants into. This is a simple way to structure a shift where teams might have varying tasks or work in different places. Participants can even be asked for their preferred team, their choice will then be displayed in the disposition.

Preconfigured Structure

This is a very flexible way to structure a shift where various qualifications are required. Configure reusable nested blocks with labels and qualification requirements using the web editor (see user/events/blocks).

In your shift, configure a block to use for that shift. Participants can be asked for their preferred unit, their choice will then be displayed in the disposition.

Participants are automatically assigned a fitting unit. You can overwrite this in the disposition.

Disposition

Auf der Detailseite eines Events kann für jede Schicht über den Button „Disposition“ die Disposition erreicht werden. Dort werden alle Teilnahmen für die Schicht in den zugehörigen Zuständen angezeigt.

  • Angefragt: Der Nutzer hat eine Teilnahme für diese Schicht angefragt. Es werden zusätzlich die relevanten Qualifikationen des Nutzers und Zusatzinformationen wie der bevorzugte Abschnitt angezeigt. Befindet sich am Zahnrad ein Ausrufezeichen, wurde bei der Anmeldung eine abweichende Teilnahmezeit oder ein Kommentar angegeben. Diese können über einen Klick auf das Zahnrad eingesehen werden.

  • Abgesagt durch verantwortliche Person: die Teilnahme wurde von einer verantwortlichen Person über die Disposition abgelehnt.

  • Abgesagt durch helfende Person: die helfende Person hat selbstständig für diese Schicht abgesagt.

  • Bestätigt: die Teilnahme wurde durch eine verantwortliche Person bestätigt. Hier können (sofern benötigt) weitere Angaben wie der zugeteilte Abschnitt gemacht werden. Über das Zahnrad kann der Teilnehmer für eine abweichende Zeit eingeteilt werden.

  • Weitere hinzufügen: Über das Suchfeld kann eine Teilnahme für weitere Benutzer angelegt werden, die für diese Schicht bisher keine Anmeldung in ephios getätigt haben. Wird für den eingegebenen Namen kein Benutzer gefunden, bietet ephios die Möglichkeit, einen Platzhalter mit diesem Namen anzulegen. Dieser kann beispielsweise genutzt werden, wenn externe Helfende ohne Account eingeteilt werden sollen.

Der Zustand einer Teilnahme kann durch das Verschieben des Eintrags in das gewünschte Feld geändert werden. Beispielsweise kann eine angefragte Teilnahme bestätigt werden, indem sie in das Feld „Bestätigt“ verschoben wird. Die Änderungen müssen anschließend mit „Speichern“ bestätigt werden.