Anmeldeeinstellungen

When creating a shift, you need to configure the signup flow and the shift structure.

Das Anmeldeverfahren steuert, wie sich Benutzer für die Schicht anmelden können und was nach der Anmeldung geschieht.

The shift structure configures who can sign up for the shift and how personnel is structured.

To cover different use cases, ephios offers different signup flows and shift structures. Plugins might provide additional flows and structures that can be freely mixed with the default ones.

Anmeldeverfahren

Anmeldeverfahren prüfen, wie viele Teilnehmende sich anmelden können. Außerdem kann eingestellt werden, ob Nutzer, die bereits bestätigt sind, selbstständig wieder absagen können und ob individuell abweichende Start- und Endzeiten bei der Anmeldung angegeben werden dürfen.

Direkte Bestätigung

Schichten mit diesem Anmeldeverfahren bieten dem Nutzer einen Button mit der Aufschrift „Teilnehmen“ an. Jeder Benutzer, der sich anmeldet, wird unmittelbar bestätigt und als Teilnehmer der Veranstaltung geführt.

Anfragen und bestätigen

Schichten mit diesem Anmeldeverfahren bieten dem Nutzer einen Button mit der Aufschrift „Anfragen“ an. Jeder Benutzer, der eine Teilnahme anfragt, wird mit seiner Anfrage in der Disposition gelistet. Die für die Veranstaltung verantwortlichen Personen erhalten eine Benachrichtigung über die Anfrage. In der Disposition können diese die Teilnahme dann bestätigen oder ablehnen.

Manuelle Disposition

Die Möglichkeit zur Anmeldung an dieser Schicht ist für alle Nutzer deaktiviert, optional kann ein Grund hierfür angegeben werden. Nutzer können über die Disposition hinzugefügt werden. Dieses Anmeldeverfahren kann bspw. für Lehrgänge verwendet werden, bei dem die Verantwortlichen einzelne Helfende entsenden und eine eigenständige Anmeldung nicht vorgesehen ist.

An andere Schicht gekoppelt

Bei diesem Anmeldeverfahren ist eine Anmeldung für Helfende nicht möglich, stattdessen werden die Teilnahmen von einer anderen Schicht gespiegelt. Die Schicht, von der gespiegelt werden soll, wird in den Einstellungen ausgewählt. Dieses Anmeldeverfahren kann bspw. für mehrtägige Lehrgänge verwendet werden, bei denen die Anmeldung über die erste Schicht geregelt wird und die Teilnehmenden automatisch für alle weiteren Tage/Schichten angemeldet werden sollen.

Shift structures

Shift structures control who can sign up for the shift, e.g. minimum age. They mainly differ by how qualification requirements and personnel counts can be required. You need to activate plugins to see more shift structures.

Uniform

This is the simplest structure. You can configure min and max participant count and an optional set of qualifications required.

This is great for trainings and other events where you don’t care about a specific distribution of qualifications or teams.

Qualifikations-Mix

Configure min/max counts of participants having some single minimum qualification.

This is great when you require different amounts of people with differing qualification.

Named teams

Configure named teams with individual min/max counts and qualification requirement to sort participants into. This is a simple way to structure a shift where teams might have varying tasks or work in different places. Participants can even be asked for their preferred team, their choice will then be displayed in the disposition.

Preconfigured Structure

This is a very flexible way to structure a shift where various qualifications are required. Configure reusable nestable units with labels and qualification requirements using the web editor (see Preconfigured units).

In your shift, select predefined units to use for that shift. Participants can be asked for their preferred unit, their choice will then be displayed in the disposition.

Participants are automatically assigned a fitting basic unit. You can overwrite this in the disposition.

Disposition

Auf der Detailseite eines Events kann für jede Schicht über den Button „Disposition“ die Disposition erreicht werden. Dort werden alle Teilnahmen für die Schicht in den zugehörigen Zuständen angezeigt.

Angefragt: Der Nutzer hat eine Teilnahme für diese Schicht angefragt. Es werden zusätzlich die relevanten Qualifikationen des Nutzers und Zusatzinformationen wie der bevorzugte Abschnitt angezeigt. Befindet sich am Zahnrad ein Ausrufezeichen, wurde bei der Anmeldung eine abweichende Teilnahmezeit oder ein Kommentar angegeben. Diese können über einen Klick auf das Zahnrad eingesehen werden.
Abgesagt durch verantwortliche Person: die Teilnahme wurde von einer verantwortlichen Person über die Disposition abgelehnt.
Abgesagt durch helfende Person: die helfende Person hat selbstständig für diese Schicht abgesagt.
Bestätigt: die Teilnahme wurde durch eine verantwortliche Person bestätigt. Hier können (sofern benötigt) weitere Angaben wie der zugeteilte Abschnitt gemacht werden. Über das Zahnrad kann der Teilnehmer für eine abweichende Zeit eingeteilt werden.
Weitere hinzufügen: Über das Suchfeld kann eine Teilnahme für weitere Benutzer angelegt werden, die für diese Schicht bisher keine Anmeldung in ephios getätigt haben. Wird für den eingegebenen Namen kein Benutzer gefunden, bietet ephios die Möglichkeit, einen Platzhalter mit diesem Namen anzulegen. Dieser kann beispielsweise genutzt werden, wenn externe Helfende ohne Account eingeteilt werden sollen.

Der Zustand einer Teilnahme kann durch das Verschieben des Eintrags in das gewünschte Feld geändert werden. Beispielsweise kann eine angefragte Teilnahme bestätigt werden, indem sie in das Feld „Bestätigt“ verschoben wird. Die Änderungen müssen anschließend mit „Speichern“ bestätigt werden.